Dokumenterer løpende med ByggDok og Boligmappa

Ved årsskiftet kom det enda strengere krav til dokumentasjon for den som selger bolig. Krav som forflytter seg bakover til proffkundene. Da gjelder det å ha et godt system.

– En proffkunde vil kunne ha stor verdi av å bruke ByggDok, innleder Kristine Bergendahl i Byggtjeneste.

Hun er produkteier av ByggDok, et digitalt dokumentasjonsverktøy, spesielt tilpasset små- og mellomstore entreprenører. Tjenesten samler inn dokumentasjon fortløpende basert på innkjøp, og systematiserer denne i de ulike stadiene i et byggeprosjekt.

Vi skal komme nærmere innpå ByggDok, men aller først, hva er det som er årsaken til at kravene har blitt skjerpet?

Innstramming i loven

1. januar 2022 trådte det i kraft endringer i avhendingsloven. Loven som regulerer kjøp- og salg av bolig.

«Når en boligeier velger å investere i et nytt bad må det settes krav til dokumentasjon. Dette kravet flyttes bakover i kjeden.» 

– Man er nå mye mer forpliktet til å legge ved dokumentasjon ved boligsalg, sier Bergendahl.

Intensjonen er å skape en tryggere bolighandel med færre konflikter. Fra årsskiftet er en boligselger pliktig til å legge ved en godkjent tilstandsrapport, og det kan ikke lenger tas forbehold ved at en bolig kan selges «som den er». Informasjonen om boligen skal være både god og grundig.

Flyttes bakover i kjeden

Det hjelper ikke stort om badet er pusset opp for et sjusifret beløp. En boligeier er nødt til å ha papirer på utført arbeid. Om ikke denne dokumentasjonen finnes, blir verdien på det samme badet satt til det laveste tilstandsnivået.

– Når en boligeier velger å investere i et nytt bad må det settes krav til dokumentasjon. Dette kravet flyttes bakover i kjeden, understreker Bergendahl.

Det havner på bordet til de profesjonelle aktørene. Til byggmesteren, boligprodusenten eller tømreren.

Effektivt og tidsbesparende

Her er ByggDok til stor hjelp. Når et prosjekt blir tildelt, opprettes dette med en egen ID i ByggDok slik at alle innkjøp fra byggevarebutikken blir registrert på riktig sted.

– Butikken setter opp ordren, og kobler den med organisasjonsnummeret til entreprenøren. Vi mottar en fil med artiklene i ordren, henter automatisk ut informasjon fra vår egen database (NOBB), og sender til riktig prosjekt i ByggDok, forklarer Bergendahl.

Materialkjøp samles på denne måten løpende. Når prosjektet er avsluttet kan man lage sluttdokumentasjon direkte i ByggDok. Det hele blir effektivt og svært tidsbesparende.

– Uten et digitalt dokumentasjonssystem må du ta ringerunden til byggevarehandelen eller produsentene i etterkant. Det er en tidstyv. Det er jo ikke det en byggmester skal holde på med. De skal ut for å bygge, understreker Bergendahl.

Kobler på Boligmappa

En annen stor fordel er at innsamlet dokumentasjon i ByggDok svært enkelt kan sendes til byggets servicehefte, Boligmappa.

Det har spart tømrer og daglig leder André Storholt i firmaet A til Å Bygg AS for mange timers etterarbeid. Kongsberg-entreprenøren jobber blant annet med bad- og våtrom. Da kreves det FDV-dokumentasjon (Forvaltning, Drift, Vedlikehold), der en viktig del er hva slags materiell og leverandører som er benyttet.

– Vi henter ut materialer hos Byggmakker. Informasjon om dette legges automatisk inn i ByggDok, som igjen distribuerer videre til Boligmappa, forklarer Storholt.

A til Å Bygg hadde fra før et abonnement på Boligmappa, men var ikke klar over hvor enkelt de kunne overføre data fra ByggDok. Endringene i avhendingsloven trigget det hele.

– Jeg var innom Byggmakker og da kom vi tilfeldigvis inn på endringene i regelverket. Da kunne de vise meg hvor enkelt det var å samle dokumentasjon fra mine innkjøp i ByggDok, og overføre dette til Boligmappa, sier han.

«Tidligere har jeg brukt en hel arbeidsdag på å innhente all relevant dokumentasjon i etterkant. Nå skjer det ved noen enkle tastetrykk.»

 

– Når jeg nå starter på en jobb kobler jeg alt sammen med prosjektnummer på Byggmakker, Byggdok og i Boligmappa, fortsetter den daglige lederen.

– Gjort på tre minutter

Tidligere har Storholt kunnet bruke en hel arbeidsdag på å innhente all relevant dokumentasjon i etterkant. Nå skjer det ved noen enkle tastetrykk. En annen hyggelig effekt er at samspillet mellom systemene utgjør en veldig god tjeneste for sluttkunden – altså huseierne.

– Eieren kan gå inn på Boligmappa, se hva jeg handler av materiell og følge med på prosjektet underveis. Det er proft, og det er litt gøy, fortsetter den daglige lederen.

Det er liten tvil om at A til Å Bygg AS virkelig har kjent på verdien av en digital dokumentasjonsløsning.

– Jeg får helt magesår av tanken på å skulle lage en papirmappe med bilag slik jeg var nødt til tidligere. Det tok fryktelig lang tid, men nå er det gjort på tre minutter. Denne løsningen fungerer som en drøm for meg, sier André Storholt.